A Convenção relativa à supressão da exigência da legalização dos atos públicos estrangeiros, popularmente conhecida como apostila da Convenção da Haia, é um acordo estabelecido pela Conferência da Haia de Direito Internacional Privado.
A Apostila da Convenção de Haia, popularmente conhecida como Apostila de Haia, é um dos acordos mais importantes entre países, principalmente porque torna mais simples e menos burocrático o reconhecimento mútuo de documentos no exterior. Vamos ver como funciona?
Veja, na tabela a seguir, respostas para três perguntinhas básicas, dúvidas comuns de muitas pessoas que precisam fazer o apostilamento de Haia.
| Perguntas | Respostas |
| Para que serve o apostilamento? | Para autenticar a origem dos documentos públicos, para eles serem válidos também no exterior. |
| Quanto custa a Apostila de Haia? | Os preços variam de acordo com o Estado e custa em média R$ 70,00. Já a apostila digital é calculada com base no valor da Procuração Sem Valor Declarado e na tabela do Estado. |
| Onde fazer Apostilamento de Haia? | Em cartórios e tabelionatos, registrados e habilitados pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) ou online através da plataforma de apostilamento eletrônico. |
O que é Apostila de Haia?
A Apostila de Haia (ou a Apostila de Convenção de Haia), nada mais é do que um selo ou carimbo emitido pelas autoridades competentes. O selo é colocado no documento como forma de certificar a sua autenticidade pelo órgão do qual foi expedido para que assim seja válido em outros países.
Cerca de 120 países fazem parte deste acordo, que foi assinado pelo Brasil no segundo semestre de 2015, entrando em vigor em agosto de 2016. Essa medida caiu como uma luva na vida de brasileiros que querem morar fora do Brasil.
O certificado, que autentica um documento público nos termos da Convenção, pode ajudar quem pretende sair do país.
Para que serve a Apostila de Haia?
O certificado visa agilizar e simplificar a legalização e documentos entre os países signatários, de forma que documentos brasileiros no exterior e estrangeiros no Brasil tenham reconhecimento mútuo, eliminando, assim, todo o procedimento burocrático existente anteriormente.
A Apostila de Haia deve ser providenciada toda vez que for necessário apresentar algum documento em outro país que não seja aquele no qual foi emitido – desde que esse país faça parte da Convenção.
Além disso, a Apostila de Haia também facilita transações comerciais e jurídicas, pois consolida em um único certificado todas as informações necessárias para tornar um documento público válido em outro país signatário.
O modelo de carimbo e o local onde deve constar podem ser conferidos na página do CNJ (Conselho Nacional da Justiça).
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Legalizar documentos brasileiros no exterior
Segundo o site do Ministério das Relações Exteriores, é necessário que os documentos públicos que foram emitidos no território de um país passem, primeiramente, por procedimentos específicos para serem válidos em outro país. Esses procedimentos são chamados “Legalização de Documentos e Apostilamento”.
Se você tem dúvida sobre a necessidade (ou não) de legalização ou apostilamento de um documento, deve, primeiramente, identificar o país onde o documento foi emitido e o país para qual o documento se destina.
- Caso os países de origem e de destino do documento estejam na lista de países que compõem a Convenção da Apostila, há a necessidade de apostilar o documento;
- Quando o país de origem ou de destino do documento não está na lista de países parte da Convenção da Apostila, o documento deverá ser legalizado.
O Conselho Nacional de Justiça é o órgão responsável pelo funcionamento da Apostila de Haia no Brasil.
Legalizar documentos estrangeiros no Brasil
Da mesma forma que os documentos brasileiros são aceitos no exterior, quando apostilados, os documentos estrangeiros apostilados no exterior são reconhecidos e válidos no Brasil junto às autoridades, órgãos e instituições interessadas.
Algumas formalidades podem ser exigidas, como tradução juramentada para o português; no exterior, é preciso consultar a lista de autoridades competentes da Convenção da Apostila para saber quais autoridades competentes podem emitir a certificação.
Quem estabeleceu o acordo?
O acordo foi estabelecido pela Conferência da Haia de Direito Internacional Privado (HCCH), uma organização intergovernamental de caráter global que desenvolve e oferece instrumentos jurídicos multilaterais para atender às necessidades dos Estados.
Como e onde fazer a Apostila de Haia?
O primeiro passo para fazer o apostilamento é reconhecer a autenticidade da assinatura (reconhecimento de firma) da pessoa, da função ou do cargo exercido pelo signatário e, quando cabível, a autenticidade do selo e o carimbo são feitos pelos cartórios ou tabelionatos no Brasil.
A seguir, é preciso encontrar um cartório autorizado que faça a Apostila de Haia ou fazer a solicitação online da apostila digital através da plataforma Apostil.
O que é a Apostila Híbrida?
A Apostila Híbrida consiste em duas vias, uma física e outra eletrônica, sendo a primeira emitida junto ao documento, colada ou anexada, e a segunda registrada em sistema próprio para utilização no controle das autoridades brasileiras e consulta de autoridades estrangeiras.
Sendo assim, você deve solicitar a física no cartório autorização e fazer o pedido para enviarem uma cópia da apostila digital para o seu e-mail ou celular.
Como funciona o E-Apostila?
O E-Apostila é uma plataforma para apostilamento eletrônico de documentos, lançada pelo CNJ em parceria com o Colégio Notarial do Brasil (CNB) no dia 3 de junho de 2022.
O sistema foi construído para trazer mais agilidade, facilidade e adequação aos dispositivos móveis. Ele visa melhorar o sistema que hoje funciona como apostila híbrida, sem a necessidade de usar papel. Você precisa realizar o cadastro/login no site Apostil para ter acesso ao sistema eletrônico e seguir com a solicitação.
O sistema é relativamente simples e bem intuitivo e basicamente precisa seguir o seguinte passo a passo, disponibilizado pelo no site do CNB:
- Realizar o cadastro ou login no sistema Apostil;
- No sistema, no menu lateral esquerdo, vá em “Nova Apostila”;
- Vá em “Criar nova apostila”e preencha os dados solicitados: tipo de documento, complemento, data do documento, nome do titular, assinado por (há uma lupa para procurar o tabelião – CENESC ou o registrador civil/ tradutor juramentado – CRC).
- Marque a caixa “Desejo a versão eletrônica dessa apostila”.
- Anexar o documento em formato único e sequenciado (PDF de tamanho máximo de 50MB);
- Confira as informações preenchidas e aperte o botão “Salvar”;
- Após o salvamento, será gerada uma identificação numérica e ficará como “Pendente”. No rodapé dessa mesma tela, tem as seguintes opções: ver anexo, preview da apostila, assinar apostila, editar apostilamento e cancelar apostila; Confira tudo novamente o anexo e o preview, e só depois aperte o botão “Assinar apostila”;
- Selecione o certificado digital ICP Brasil do tabelião ou preposto autorizado e aperte o botão em “Assinar”;
- Informe o PIN do certificado para autorizar a assinatura digital*;
- Após a assinatura da apostila, o status muda de “Pendente” para “Concluído” e você poderá realizar o download da sua Apostila Digital de Haia.
*Observação: para realizar a assinatura digital deve-se instalar a extensão Web PKI no seu navegador. Caso não esteja instalada, será redirecionado para o ambiente de instalação. Nesse caso, deve prosseguir e concluir a instalação para efetuar a assinatura digital em seguida.
Quanto custa fazer a Apostila de Haia
Os custos para fazer a Apostila de Haia são definidos exclusivamente pelos cartórios prestadores do serviço, segundo os termos do artigo 18 da Resolução CNJ 228/2016:
Os emolumentos corresponderão, para cada apostila emitida, ao custo de Procuração Sem Valor Declarado, segundo os valores vigentes em cada Estado da Federação.
Veja os valores cobrados pelos cartórios de cada Estado brasileiro, em uma pesquisa realizada em sites dos cartórios autorizados nas capitais em maio de 2022.
| Estado | Valor* |
| Acre | R$ 62,10 |
| Alagoas | R$ 56,40 |
| Amapá | R$ 56,67 |
| Amazonas | R$ 48,90 |
| Bahia | R$ 97,66 |
| Ceará | R$ 65,89 |
| Distrito Federal | R$ 47,60 |
| Espírito Santo | R$ 56,89 |
| Goiás | R$ 81,16 |
| Maranhão | R$ 115,44 |
| Mato Grosso | R$ 122,09 |
| Mato Grosso do Sul | R$ 94,80 |
| Minas Gerais | R$ 156,10 |
| Pará | R$ 131,75 |
| Paraíba | R$ 91,28 |
| Paraná | R$ 85,07 |
| Pernambuco | R$ 89,35 |
| Piauí | R$ 59,76 |
| Rio de Janeiro | R$ 66,05 |
| Rio Grande do Norte | R$ 86,95 |
| Rio Grande do Sul | R$ 64,92 |
| Rondônia | R$43,90 |
| Roraima | valor não consta em nenhum site de cartório autorizado |
| Santa Catatina | R$ 43,07 |
| São Paulo | R$ 134,65 |
| Sergipe | R$ 77,27 |
| Tocantins | R$ 60,92 |
Os valores do apostilamento eletrônico não foram disponibilizados, ao que parece no passo a passo disponibilizado pelo CBN, a Apostila de Haia digital parece ser gratuita, com exceção dos gastos com reconhecimentos de firma e tradução juramentada (se aplicável).
Porém, de acordo com a Resolução Nº 228 de 22/06/2016 e nos Provimentos CNJ Nº 62 de 14/11/2017 e Nº 119 de 07/07/2021:
“Os emolumentos corresponderão, para cada apostila emitida, ao custo de Procuração Sem Valor Declarado, segundo os valores vigentes em cada Estado da Federação”.
Quais documentos devem ser apostilados?
Cada país pode definir quais documentos considera aptos ao apostilamento, mas, no geral, só podem ser apostilados:
- Documentos administrativos;
- Atos notariais;
- Documentos oriundos de uma autoridade ou de um funcionário dependente de qualquer jurisdição do país (compreendidos os provenientes do Ministério Público, de um escrivão de direito ou oficial de diligências);
- Declarações oficiais tais como menções de registo, visto para data determinada e reconhecimento de assinatura, inseridos em ato de natureza privada.
A Apostila de Haia não se aplica a:
- Documentos expedidos por agentes diplomáticos ou consulares;
- Documentos administrativos relacionados a operações mercantis ou alfandegárias;
- Documentos a serem apresentados em países não signatários da Convenção de Haia – nesses casos, o processo de legalização é realizado pelo Ministério das Relações Exteriores, seus escritórios regionais no Brasil e Embaixadas e Repartições Consulares no exterior.
O PB4 precisa ser apostilado? Descubra aqui.
Apostilar diploma
Em maio de 2018, a Corregedoria Nacional da Justiça atualizou a lei que diz respeito ao apostilamento de Haia para aprimorar o procedimento de apostilamento de documentos públicos em todos os Tribunais de Justiças do país. E uma das modificações diz respeito aos diplomas escolares.
Antes disso, os diplomas escolares não eram, necessariamente, documentos brasileiros públicos, portanto, alguns não eram aceitos no exterior. Com a atualização da lei, todos os diplomas escolares passaram a ser documentos públicos, sendo assim aceitos em todos os países que fazem parte da Convenção de Haia.
Quanto tempo demora para apostilar?
Depende do cartório. O limite legal é de 5 dias úteis para a entrega, mas dependendo da demanda o apostilamento pode ser mais rápido ou mais lento.
Em alguns países, é preciso também realizar a tradução juramentada do documento, o que pode “atrasar o processo”. Cópias autenticadas também podem ser apostiladas.
Para obter as traduções juramentadas com mais rapidez, recomendamos que conheça a Yellowling. A plataforma, que foi criada para desburocratizar o acesso a esse tipo de serviço, tem um time de mais de 180 tradutores certificados que entregam as traduções assinadas digitalmente. A Yellowling funciona 100% online e é rápida, confiável e com um custo-benefício que vale a pena conferir.
O vídeo a seguir explica, de maneira resumida, questões importantes referentes à Apostila de Haia. Vale a pena assisti-lo.
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